Kun perhe on lähdössä vierailulle, kannattaa saapumisaika sopia etukäteen soittamalla tai viestimällä, sen sijaan että saavutaan yllättäen tai vain suunnilleen ilmoitetulla ajalla. Selkeä aika auttaa isäntäväkeä valmistautumaan ja suunnittelemaan oman päivänsä sen mukaan.
Ilmoita mahdollisimman tarkka arvioitu saapumisaika jo edellisenä päivänä, jotta molemmilla puolilla on aikaa varautua. Jos matka on pitkä, on hyvä myös kertoa, jos aikataulu voi vielä muuttua matkan aikana esimerkiksi sään tai liikenteen takia.
Muista ilmoittaa myös, jos aikataulu lopulta muuttuu matkalla, sen sijaan että annat isäntäväen odottaa epätietoisena. Lyhyt viesti riittää, ja se säästää molemmat turhalta odottelulta sekä epävarmuudelta koko vierailun ajaksi.
Sovi myös vierailun pituudesta
Saapumisajan lisäksi on hyödyllistä mainita lyhyesti, kuinka pitkäksi aikaa vierailu on suunniteltu. Näin isäntäväki osaa varautua esimerkiksi ruokailuun tai mahdolliseen yöpymiseen, eikä kumpikaan osapuoli joudu arvailemaan toisen suunnitelmia paikan päällä.
Pienikin etukäteen sovittu aikataulu vähentää turhaa jännitystä ja tekee koko vierailusta rennomman heti alusta alkaen. Kun molemmat tietävät, mitä odottaa, aikaa jää enemmän itse yhdessäololle sen sijaan että mietittäisiin käytännön järjestelyjä.
Tapa soittaa tai viestiä hyvissä ajoin kannattaa ottaa perheessä pysyväksi tavaksi aina, kun ollaan lähdössä vierailulle. Pieni etukäteisilmoitus on yksinkertainen tapa osoittaa huomaavaisuutta ja tekee vierailuista sujuvampia molemmille osapuolille jatkossa.
Sen sijaan, että luvataan tarkka minuutti, voi olla helpompaa antaa lyhyt aikaikkuna, jonka sisällä saapuminen todennäköisesti tapahtuu. Aikaikkuna joustaa pienten viivästysten kohdalla ilman, että kumpikaan osapuoli tuntee tarvetta jännittää täsmällisyyttä turhaan. Tämä tapa sopii erityisen hyvin silloin, kun matka kulkee vaihtelevissa olosuhteissa tai tuntemattomalla reitillä.
